Jedním z největších problémů v manažerské práci, a ostatně nejen v ní, je zmatek a chaos v „dokumentech“. Tedy v tom, co potřebujeme pro svoji práci. Jak a kde to máme uložené. Jak snadno to najdeme, když to hledáme. Komu jsme co poslali, kdo co poslal nám. Co jsme objednali, co jsme ještě neobjednali, ale potřebujeme to, apod.
Dalším velkým problém je pak spolupráce. Vytváříte s někým společný dokument? Několikrát jste si ho poslali e-mailem a už nevíte, která verze je ta správná a poslední? Nepamatujete si, kdo už dokument viděl a poznámky napsal a kdo ještě ne?
Zlaté časy ručního záznamu do sešitu a barevných poznámek, případně šanonu a barevných záložkových desek. Jakmile přejdete na práci s PC, dříve nebo později se do tohoto informačního chaosu dostanete. A když pracujete na více místech a na každém máte počítač a používáte flash disk pro přenos souborů, budete tam o to rychleji.
Jak efektivně ven z tohoto chaosu?
Několik let zpátky jsem tento problém řešil velmi intenzivně. Dva pevné počítače (doma a v práci) dva notebooky (vlastní a firemní) a k tomu kapsu plnou flash disků pro přenos souborů a dat, když netahám „železo“ s sebou na rameni. „Jedno železo“ je sice organizačně dobré řešení, ale kdo je má s sebou stále tahat a navíc jim neustálý transport opravdu moc nesvědčí. A když havaruje DISK? Kdo to nezažil, ať děkuje všemu kolem sebe.
Jděte na cloud!
Založte si dobrý e-mail. Já jsem tehdy zvolil službu Googlu, tedy GMAIL. Měl velké množství integrovaných služeb a aplikací ZDARMA, včetně CLOUDOVÉHO úložiště GOOGLE DISK. Příjemným bonusem byla pak spolupráce s platformou ANDROID na mobilních zařízeních (telefony a tablety). Dnes už stejné služby nabízí více dodavatelů, kompatibilitu Androidu a operačního systému už řešit nemusíme, ale tehdy (je to asi sedm let), to bylo nejlepší řešení.
Dobrý e-mail je ve tvaru JMENO@gmail.com. JMENO znamená vaše jméno a příjmení, žádná sněhurka, borec či něco podobného. Váš e-mail je vaše dnešní adresa, na které vás někdo hledá a také si vás podle ní pamatuje. Vy byste si něco nakoupili od bezejmenné sněhurky?
Naučte se pracovat s e-mailem přes webové rozhraní. Poštovní klient v počítači je sice dobrá věc, ale do svých e-mailů se odjinud nepodíváte.
Naučte se třídit poštu – vytvořte si složky, do kterých budete došlou poštu třídit. usnadní vám to hledání a mazání všeho, co už nepotřebujete.
Naučte se používat spamový filtr. Všechny zprávy, které vás obtěžují a nechcete je neustále odmazávat, označujte jako spam, váš filtr je bude třídit a mazat za vás.
Vytvořte si svoji osobní „šablonu“ tj. minimálně automatický podpis, zvládnete-li to, pak i třeba nějaké grafické prvky či barevné „ozdoby“. Váš e-mail bude vnímám jako osobní dopis a vy ušetříte dost času neustálým podepisováním odesílaných e-mailů.
Cloudové služby
Již výše zmiňovaný Google disk zdarma nabízel 15GB prostoru pro vaše dokumenty (aktuálně už je to jen 5GB zdarma). Navíc i s tzv. Google dokumenty, což je balík kancelářských aplikací (text, tabulky, prezentace), které potřebujete pro vytváření svých dokumentů. Po instalaci aplikace google disk máte ve svém PC či zařízení sdílený adresář pro ukládání dokumentů. Jsou ve vašem PC a zároveň se automaticky zálohují na „cloudu“ . Jste-li bez spojení, uložíte svůj dokument a po znovu připojení k internetu se automaticky zálohuje.
Můžete využívat i další poskytovatele – Capsu, DropBox apod. Jejich funkce se ale každou chvíli mění a tak záleží jen na vás, zda je využijete.
A co Microsoft?
Microsoft za posledních cca 8 let udělal několik přemetů, kterými se snažil situaci řešit. Od Skydrive, což bylo úložiště 5 GB srovnatelné s Dropboxem, přes rozšiřování až na 22GB zdarma (to už bylo zajímavé a kromě informací o vás, za to nic nechtěl) až po návrat zpět k 5GB zdarma (ostatní placené), přejmenováním na OneDrive a spojení se službou OneNote. Vzájemné soupeření OneNote a Evernote, což jsou dnes vcelku srovnatelné aplikace , trochu připomíná věčné soupeření stoupenců Sparty a Slavie.
Výrazný krok na tomto poli udělal Microsoft svým produktem Office 365, kdy domácnosti a tedy jednotlivci dostali možnost používat, za vcelku přijatelnou sumu, tento software až na pěti zařízeních včetně cloudu 1TB pro každého člena „rodiny“. I propojení s telefonem, respektive sdílenými službami je v současnosti velmi funkční. Není to sice klasické ZDARMA, ale cena je výrazně kompenzována funkcionalitou softwaru a velikostí cloudového prostoru.
Sdílejte dokumenty
Tam, kde spolupracujete s někým dalším při tvorbě dokumentu, naučte se tzv. sdílet dokumenty v cloudu. Správce, majitel, či ten kdo dokument vytvořil, nastaví svůj dokument ke sdílení a pozve e-mailem další ke spolupráci. Dokument pak mohou upravovat všichni a je zobrazen vždy v té nejaktuálnější verzi. Kdykoliv je možné se podívat na starší verze dokumentu (jste-li na google disku), kdykoliv je možné je doplnit a případně i barvou písma rozlišit od koho jsou poznámky. V informacích o dokumentu máte i výpis, kdo a kdy na dokumentu pracoval, což lze využít i jako sledování pracovního času u kolegů v práci.
Můžete nastavit i funkce jen pro čtení, tj dokument je vidět, ale nelze ho upravit. Kdykoliv ho můžete stáhnout na pevné PC nebo ho vytisknout. Odpadá vám nesmyslné posílání příloh v e- mailu nebo přes poštovní servery, je-li váš soubor větší než obvyklých 2MB, případně kapsy plné flash disků.